Vacature: Desk Assistent – Internationale Afdeling

0.8 fte, standplaats Den Haag

Binnen het cluster Internationale Hulpverlening is er per direct een vacature voor een Desk Assistant. In deze rol ondersteun je een aantal landendesks bij allerlei administratieve taken rondom de voortgang van de projecten in onze partnerlanden en de samenwerking tussen collega’s in het veld en op het hoofdkantoor.

Samen met de desk managers en desk officers ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van twee units binnen de afdeling Internationale Hulpverlening:

• Partnership Unit (focus: ondersteuning gedelegeerden)

• Disaster Response Unit (focus: digitale financiële en administratieve systemen)

Je rapporteert aan het hoofd van de Partnership Unit en het hoofd van de Disaster Response Unit.

We zoeken iemand die in deze dynamische, internationale omgeving wil bijdragen aan de administratieve ondersteuning van collega’s in het buitenland.

Wat ga je doen

Voor de Partnership Unit:

• Plannen van afspraken (overleg, briefings, sollicitaties, medische keuringen)

• Ondersteunen en bijwerken van projectadministratie in SPACE

• Opvolgen en formaliseren van documenten (contracten, MoU’s) met DocuSign

• Controleren van verlof, per diem, declaraties van gedelegeerden volgens interne procedures

• Ondersteunen bij HR-gerelateerde administratieve zaken

• Faciliteren van bezoek gedelegeerden/consultants aan Nederland

• Organiseren van ID-kaarten, security items, etc.

• Deelnemen aan deskoverleggen, notuleren indien nodig

• Achterwacht voor collega Desk Assistant

• Visumondersteuning

Voor de Disaster Response Unit:

• Projectadministratie in SPACE, zorgen voor volledigheid en controle

• Informatieverwerking en workflowbeheer

• Adviseren en ondersteunen bij administratieve kwesties, deelname aan overleg

• Verbeteren van processen en signaleren van optimalisaties

• Ondersteunen van noodhulpuitzendingen (Surge): planning, administratie en afwikkeling

Kerntaken:

• Afspraken plannen m.b.t. gedelegeerden

• Administratie van gedelegeerden en bijwerken van SPACE

• Bijhouden van detacheringen, ID-kaarten, verlof

• Documenten formaliseren (via DocuSign)

• Facilitatie van bezoeken, aanvragen ID-kaarten en visa

• Inventaris bijhouden van vesten en ID-kaarten

• Beheer algemene inbox van de afdeling

Wat breng je mee

• MBO werk- en denkniveau

• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels

• Communicatieve vaardigheden, schriftelijk en mondeling

• Ervaring met administratief werk en relevante programma’s

• Affiniteit met humanitaire hulpverlening en interculturele samenwerking

• Pré’s: Frans, buitenlandervaring, HR-ervaring

Je talenten

• Zelfstandig én een teamspeler

• Sociaal, administratief sterk, nauwkeurig

• Flexibel en stressbestendig

• Initiatiefrijk en besluitvaardig

• Proactief contact zoeken in een hybride werkomgeving

Wat bieden we jou

• Maatschappelijk relevant werk met impact

• Flexibele, mensgerichte werkomgeving

• Salaris schaal 8 CAO NRK: €2.886,87 – €3.973,97 (fulltime)

• Contract van 1 jaar met kans op verlenging

• Individueel Keuzebudget (IKB) van 19,2%

• Pensioen, reiskostenvergoeding, ontwikkelmogelijkheden

• Laptop en telefoon van de zaak

• Hybride werken vanuit kantoor Den Haag (station Laan van NOI) en thuis

Sluit je bij ons aan!

Solliciteer vóór 27 april 2025 via de sollicitatieknop. Richt je motivatie en cv aan Shelly Jonker (HR Adviseur).

Screening (VOG, assessment, referenties) kan onderdeel zijn van de procedure.

Meer info: www.rodekruis.nl